4 formas de compartir las respuestas de los formularios de Google con otras personas
Para otorgar permiso a otra persona para ver los resultados de un formulario de Google, existen varios métodos disponibles dentro de la plataforma. Una opción es invitarlos a colaborar en el formulario en sí. Además, puede optar por distribuir un enlace a una hoja de cálculo de Google correlacionada o exportar los datos en un formato de documento portátil (PDF) o de valores separados por comas (CSV) para su lectura. A continuación se presentará una revisión de estos diversos medios para compartir resultados de Google Forms.
El uso de los resultados del formulario de Google es conveniente para situaciones en las que uno desea que otra persona, como un colega o conocido, también lea detenidamente los resultados. No es necesario revelarles las especificaciones de la cuenta de Google. Existen técnicas descritas en este artículo que permiten compartir sin comprometer la privacidad.
1. Vinculando formularios de Google a Google Sheets y compartiéndolos
Para facilitar la colaboración y la gestión de datos, es posible exportar respuestas de un formulario de Google directamente a una hoja de Google. Para lograr esto, se debe establecer una conexión entre las dos plataformas vinculando el formulario de Google a la hoja de Google deseada. Al hacerlo, todas las respuestas entrantes se completarán automáticamente en la hoja especificada para que las personas designadas puedan acceder a ellas y analizarlas cómodamente.
Esta técnica permite la transmisión de respuestas de un formulario de Google a múltiples destinatarios a través de correo electrónico, manteniendo los privilegios de uso compartido originales para dicho formulario. El proceso es el siguiente:
Para acceder y ver las respuestas en un formulario de Google, navegue hasta la pestaña"Respuestas"ubicada dentro del formulario. Esto se puede encontrar haciendo clic en la pestaña denominada"Respuestas"situada entre otras pestañas como"Formulario",“Preguntas"y potencialmente cualquier pestaña personalizada adicional que se haya creado. Una vez seleccionado, el usuario será dirigido a una página que muestra todas las respuestas enviadas organizadas según sus respectivos números de pregunta.
Haga clic en el enlace proporcionado, que presenta un ícono de Google Sheets ubicado en la parte superior derecha de su pantalla.
Si previamente ha establecido una conexión con una hoja de cálculo, verá la opción"Ver en Hojas”. Haga clic en esto y continúe con el paso cuatro.
Al hacer clic en el botón"Enviar", aparecerá un mensaje solicitando la entrada del usuario. Si la persona desea guardar sus respuestas en un documento de Google Sheets nuevo o existente, debe seleccionar"Crear una nueva hoja de cálculo"de las opciones que se muestran y luego hacer clic en"Crear".
Al acceder a la hoja de respuestas en Google Sheets, notará que contiene toda la información enviada a través del formulario. Para otorgar acceso a otros, simplemente haga clic en el botón"Compartir"ubicado en la parte superior de la página.
Al ingresar la dirección de correo electrónico del destinatario deseado y hacer clic en el botón"Enviar", las respuestas del formulario de Google se compartirán con la persona especificada por correo electrónico.
De forma predeterminada, los usuarios tienen permiso para editar el contenido de una hoja de cálculo. Esto implica que son capaces de modificar las respuestas ingresadas en las celdas. Sin embargo, es posible modificar esta configuración seleccionando la opción"Editor"y optando por"Visor", que restringe la capacidad del usuario para realizar cambios, o"Comentador", que le permite agregar comentarios pero no editar el contenido. Además, estas configuraciones se pueden ajustar en cualquier momento si es necesario.
La utilización de este enfoque ofrece la ventaja de una integración perfecta, en la que las respuestas recién generadas se reflejarán instantáneamente en la hoja de cálculo asociada sin requerir intervención manual. Además, los usuarios no tendrán acceso para modificar el formulario original, garantizando así la integridad y seguridad de los datos.
2. Al agregar como colaborador
Otra forma sencilla de compartir las respuestas de su formulario de Google con otra persona es agregarla como colaborador en su formulario. Sin embargo, tenga en cuenta que no sólo pueden ver las respuestas como usted, sino también editar su formulario. Si está de acuerdo con eso, siga estos pasos:
Para comenzar, acceda a su formulario de Google a través de un dispositivo informático.
Agregue colaboradores al proyecto haciendo clic en el ícono de tres puntos ubicado en la parte superior de la página y seleccionando"Agregar colaboradores"en el menú desplegable resultante.
Ingrese la dirección de correo electrónico del destinatario deseado en el campo de entrada"Agregar personas y grupos", luego haga clic en el botón"Listo"para continuar.
Se otorgará permiso al destinatario para examinar los datos acumulados recopilados a través de Formularios de Google, a través de correspondencia electrónica en forma de mensaje digital, que sea accesible y recuperable a través de su respectivo buzón de correo o plataforma en línea designada.
Un beneficio de utilizar este enfoque es que la persona que recibe los comentarios tiene la capacidad de leer detenidamente una descripción general condensada de las respuestas similares a las del autor original. Sin embargo, una posible deficiencia es que la persona que recibe el formulario también puede tener la capacidad de modificarlo.
3. Compartiendo un archivo CSV
También se pueden compartir las respuestas del formulario de Google con otra persona proporcionándole un archivo de valores separados por comas (CSV) que contiene las respuestas del formulario. Esta función está integrada en Google Forms y permite la creación de un archivo CSV de respuestas no conectado, como se muestra en la siguiente imagen:
Para acceder a las respuestas enviadas a través de un formulario de Google, navegue hasta la pestaña"Respuestas"ubicada dentro de la interfaz del formulario.
Para acceder a opciones adicionales para una respuesta, haga clic en el símbolo de puntos suspensivos ubicado dentro del panel"Respuestas".
Seleccionar la opción para descargar datos de respuesta en formato de valores separados por comas (CSV) es una opción disponible en el menú proporcionado.
Elija un destino para descargar el archivo de valores separados por comas (CSV), que puede proporcionarse en forma de archivo Zip.
Al finalizar el proceso de descarga, transmita el archivo comprimido que contiene los datos en formato ZIP o el archivo de valores separados por comas (CSV) extraído por correo electrónico u otro medio adecuado para compartir con el destinatario previsto.
Una ventaja de este enfoque es su compatibilidad con el uso sin conexión. Es particularmente útil en situaciones en las que ya no se aceptan envíos de formularios. Sin embargo, una posible deficiencia es que las actualizaciones de las respuestas deberán descargarse manualmente y volver a compartirse como un archivo CSV en caso de que surjan nuevas entradas.
4. Compartiendo como PDF
Compartir las respuestas del formulario de Google en formato PDF es una opción que permite a los usuarios convertir los resultados de su encuesta en un documento que se puede compartir fácilmente con otros. Para hacer esto, primero es necesario generar una versión PDF de las respuestas del formulario descargándolas de la plataforma. A continuación, pueden distribuir el archivo a cualquier destinatario que deseen mediante correo electrónico u otro medio de comunicación digital.
Para generar un documento PDF que contenga las respuestas del formulario de Google, siga meticulosamente estos pasos secuenciales:
Para acceder a las respuestas enviadas a través de un formulario de Google, navegue hasta el formulario haciendo clic en él dentro de su Google Drive. Al llegar a la página del formulario, ubique la pestaña"Respuestas"situada en la parte superior de la pantalla. Al hacer clic en esta pestaña, obtendrá acceso a todos los envíos realizados en respuesta al formulario.
Para imprimir un mensaje en WhatsApp, primero haga clic en el símbolo de puntos suspensivos ubicado a la derecha del botón de enviar. Luego, en el menú desplegable que aparece, seleccione"Imprimir"como acción deseada.
Navegue hasta la URL especificada y utilice el método abreviado de teclado designado (Ctrl + P) para acceder a la ventana Vista previa de impresión para las respuestas proporcionadas, a las que se puede acceder a través de una pestaña separada.
Para guardar una página web como un archivo PDF usando Google Chrome, siga estos pasos:1. Navegue a la página web deseada en su navegador.2. Haga clic en los tres puntos ubicados en la esquina superior derecha de la ventana del navegador para abrir el menú de Chrome.3. Coloca el cursor sobre"Descargar"y luego haz clic en"Guardar como PDF". Aparecerá una ventana emergente con opciones para guardar el documento.4. Seleccione la ubicación donde desea guardar el PDF haciendo clic en el cuadro desplegable junto a"Destino".5. Elija"Guardar como PDF"de las opciones enumeradas en el cuadro desplegable.6. Finalmente, haga clic en el botón “Guardar” o “Guardar como” según la opción elegida para comenzar a descargar el PDF.
Para facilitar una comunicación y colaboración eficientes, se puede optar por transmitir el documento de respuesta antes mencionado por correo electrónico o utilizar plataformas de mensajería instantánea como WhatsApp, Slack, etc.
De manera similar al enfoque mencionado anteriormente, esta técnica funciona sin conexión a Internet, por lo que requiere actualizaciones manuales para la generación de respuestas.
Consejo adicional: comparta las respuestas de formularios de Google con varias direcciones de correo electrónico
Para difundir respuestas a múltiples destinatarios mediante Google Forms, es necesario confiar en una herramienta complementaria llamada"Notificaciones por correo electrónico para Google Forms". Esta aplicación sirve para enviar actualizaciones sobre envíos de formularios a más de una persona, con la excepción del desarrollador del formulario original, que recibe automáticamente un aviso sobre cada nueva entrada.
Nuestro manual completo proporciona instrucciones paso a paso sobre cómo utilizar esta extensión para reenviar respuestas de Google Forms a una dirección de correo electrónico alternativa.
Crea increíbles formularios de Google
Aquí hay algunas formas alternativas de redactar el texto dado de una manera más refinada:1. Explore las técnicas más efectivas para distribuir las respuestas de los formularios de Google a otras personas. Mientras se prepara para partir, familiarícese con el proceso de creación de una confirmación de asistencia y una encuesta en línea mediante Google Forms.2. Descubra los enfoques óptimos para compartir datos de formularios de Google con otras personas. Justo antes de partir, familiarícese con la generación de una confirmación de asistencia y un cuestionario en línea a través de Google Forms.3. Comprender las estrategias más adecuadas para difundir los resultados de los formularios de Google a otros. Antes de su partida, obtenga conocimientos sobre cómo crear una confirmación de asistencia y una encuesta de Internet dentro de Google Forms.
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