Cómo programar una reunión en Microsoft Outlook
En caso de que uno no esté familiarizado con Microsoft Outlook o no esté familiarizado con el ámbito de las reuniones, tiene la capacidad de organizar reuniones en cuestión de minutos. Al seleccionar o incorporar a las personas involucradas, mantener un registro preciso de los asistentes y permitir modificaciones antes de la hora programada de la cita, este proceso se vuelve sencillo.
Para organizar una reunión para su próximo evento, como un lanzamiento, una iniciación o un informe de progreso utilizando Microsoft Outlook, siga estos pasos.
Tabla de contenidos 
Cómo programar una reunión en Outlook
Cuando desee programar una reunión utilizando Microsoft Outlook, tiene algunas formas diferentes de mostrar la ventana del nuevo evento. Abra Outlook y diríjase al lugar a continuación.
Desde su bandeja de entrada de Outlook
Cuando examine su bandeja de entrada de correo electrónico, navegue hasta la pestaña Inicio en la cinta, acceda al menú desplegable asociado con Nuevos elementos y seleccione"Reunión"como una opción desde dentro. Alternativamente, puede utilizar el método abreviado de teclado de presionar simultáneamente la tecla Control, la tecla Mayús y la tecla Q para lograr el mismo resultado.
Para organizar una reunión utilizando un correo electrónico como base, navegue hasta el icono de tres puntos situado junto al mensaje elegido dentro de su cuenta de Outlook. Desde allí, seleccione"Reunión"en el menú siguiente de opciones disponibles.
Alternativamente, puede optar por seleccionar el correo electrónico deseado, navegar a la pestaña Inicio en su interfaz y ubicar la función"Responder con reunión"dentro de la cinta visible. Además, utilizar el atajo de teclado de presionar’Ctrl'+‘Alt’+‘R’también será suficiente para iniciar una respuesta con una reunión programada.
Desde su calendario de Outlook
Cuando utilice la aplicación de calendario de Microsoft Outlook, navegue hasta la pestaña Inicio ubicada dentro de la interfaz de cinta antes mencionada. Alternativamente, para aquellos que dominan los atajos de teclado, presionar la combinación designada de"Ctrl",“Shift"y"Q"será suficiente para iniciar la creación de una nueva reunión dentro del calendario.
Puede optar por seleccionar una fecha específica haciendo clic en ella y luego haciendo clic en"Nueva solicitud de reunión"o"Nueva reunión recurrente”, dependiendo de si prefiere un evento único o una reunión recurrente.
Al hacer clic en un bloque de tiempo programado dentro de una vista de calendario dos veces consecutivas, se generará automáticamente una cita en lugar de una reunión.
Ingrese los detalles de la reunión
Una vez que se abre una nueva ventana de reunión utilizando cualquiera de las técnicas mencionadas anteriormente, tiene la flexibilidad de ingresar la información relevante en la secuencia que mejor se adapte a sus necesidades.
Ingrese el título, seleccione las horas de inicio y finalización de la reunión y, opcionalmente, elija la zona horaria o marque la casilla para una reunión de todo el día. También puede ingresar una ubicación o un enlace a una reunión en línea, o usar los botones de Ubicación o Buscador de salas si tiene este tipo de elementos guardados. 
También puede repetir la reunión, lo cual resulta útil para reuniones que planea tener con regularidad. Seleccione Hacer recurrente (a menos que haya elegido Nueva reunión recurrente arriba). 
Luego, seleccione las horas de inicio y finalización, el patrón de recurrencia y el rango de recurrencia. Elija Aceptar cuando termine para mostrar esta información en la ventana de la reunión. 
Si desea adjuntar un archivo, insertar una imagen, programar una reunión de Microsoft Teams o dibujar una ilustración, use las pestañas adicionales y las opciones de la cinta en la parte superior. 
Cómo agregar asistentes
De manera comparable a organizar una reunión dentro de Microsoft Outlook, existen múltiples alternativas para incluir a las personas presentes durante la fase de planificación del evento. Se podrán incorporar asistentes en cualquier momento del proceso de programación. Para aquellos que deseen extender una invitación a otras personas después de establecer la hora de la reunión, continúe con el siguiente segmento.
Ingresar asistentes a la reunión
Para acelerar el proceso de agregar personas a una reunión programada, simplemente ingrese sus nombres o direcciones de correo electrónico en los campos designados situados encima de la pantalla de la interfaz, correspondientes a si son asistentes obligatorios en"Requeridos"o participantes opcionales enumerados como"Opcionales". ”.
Para agregar participantes desde su libreta de direcciones de Outlook, seleccione el botón Requerido u Opcional. 
En la ventana emergente, elija una libreta de direcciones en la parte superior si tiene más de una. Luego, seleccione un contacto y use el botón Requerido u Opcional en la parte inferior para agregarlo a la reunión. 
Elija Aceptar y verá los contactos agregados a su convocatoria de reunión.
Utilice el asistente de programación
Otra opción para invitar a participantes a una reunión es utilizar el asistente de programación, al que pueden acceder personas con cuentas de Microsoft 365 o Exchange.
Navegue hasta la pestaña"Asistente de programación", donde puede optar por realizar cualquiera de las opciones disponibles.
Ingrese los nombres o direcciones de correo electrónico debajo de Todos los asistentes a la izquierda. Verá las secciones de Asistente obligatorio y Asistente opcional, así que asegúrese de ingresar los nombres en las áreas correctas. Seleccione Agregar asistentes en la cinta para elegir participantes de su libreta de direcciones. 
Al finalizar de utilizar el Asistente de programación, navegue hasta la pestaña Reunión para volver a visitar la configuración de sus citas o reuniones programadas.
Cómo realizar un seguimiento de los asistentes
Para determinar el estado de los asistentes a una reunión programada, se puede consultar el calendario de Microsoft Outlook. Esto proporcionará información sobre aquellos que han confirmado su asistencia, aquellos que han rechazado, aquellos que potencialmente pueden participar pero aún no han dado una respuesta definitiva y aquellos que no han respondido en absoluto.
Al hacer doble clic en la reunión programada, navegue hasta la pestaña"Seguimiento"para ver una lista completa de todos los asistentes invitados. Esto incluye información sobre si fueron designados como participantes obligatorios u opcionales, así como sus respuestas individuales a la solicitud de reunión.
Cómo editar reuniones existentes
En el transcurso de la vida profesional y personal surgen con frecuencia circunstancias imprevistas que obligan a adaptar reuniones previamente concertadas. Ejemplos de tales contingencias pueden incluir agregar o eliminar participantes, alterar la fecha u hora o incorporar documentos pertinentes.
Seleccione el ícono Calendario en la navegación de la izquierda y haga doble clic en la reunión en su calendario para abrirla. 
Puede agregar asistentes como se describe anteriormente ingresando su nombre o dirección de correo electrónico, usando el botón Obligatorio u Opcional, o con el Asistente de programación. También puede eliminar a un participante eliminando su nombre junto al campo Obligatorio u Opcional. Realice cualquier otro cambio en el evento según sea necesario y seleccione Enviar actualización cuando termine. 
Dependiendo de los cambios que realice, es posible que se le pregunte si desea enviar actualizaciones a los asistentes agregados, eliminados o a todos. Elija una opción para enviar su actualización. 
Ediciones para organizadores que no participan en reuniones
Si no eres el propietario de la reunión y deseas modificarla incluyendo asistentes adicionales, existe una solución para tal fin.
Para agregar un asistente, abra la reunión en su calendario y vaya a la pestaña Reunión. Seleccione el menú desplegable Reenviar en la sección Acciones y elija una opción Reenviar o seleccione el menú desplegable Responder y seleccione Reenviar. 
Elija el asistente de su libreta de direcciones o ingrese su nombre o dirección de correo electrónico en el campo Obligatorio u Opcional y presione Enviar. 
El organizador de la reunión recibirá una notificación de que usted reenvió la reunión a otra persona y debería ver cualquier otro cambio que haya realizado. 
Si el organizador de la reunión ha optado por no habilitar la función que permite a los participantes reenviar reuniones a otros, lamentablemente le resultará imposible transmitir la invitación a un asistente adicional.
Cómo empezar tarde o terminar temprano
Outlook para Microsoft 365 de Microsoft ofrece una solución perfecta que permite a los usuarios iniciar reuniones tarde o concluirlas prematuramente, proporcionando así un margen de tiempo adicional entre citas consecutivas, lo que puede ser muy beneficioso para adaptarse a circunstancias imprevistas y promover la puntualidad.
Seleccione la pestaña Archivo y elija Opciones. Luego, seleccione Calendario a la izquierda de la ventana Opciones de calendario. A la derecha, vaya a la sección Opciones de calendario y marque la casilla Acortar citas y reuniones. Utilice el menú desplegable para elegir Finalizar antes o Iniciar tarde. 
Luego, elija la cantidad de minutos para reuniones de menos de una hora de duración y reuniones de una hora o más. 
Seleccione Aceptar cuando termine. Luego verá que la hora de inicio o la hora de finalización se actualizan automáticamente para adaptarse al horario seleccionado cuando crea una nueva reunión. 
Prepárate para reunirte
La incorporación de una reunión dentro del alcance de las capacidades de Outlook presenta un proceso sencillo que permite la inclusión de numerosos participantes, adjuntar los documentos pertinentes y realizar modificaciones antes del comienzo del evento según las circunstancias lo requieran.
Ahora que sabe cómo programar una reunión en Outlook, consulte cómo agregar Zoom a Microsoft Outlook para videollamadas.
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